【对会计电算化“自动转账功能”教学的探讨】会计电算化是什么

来源:班主任总结 发布时间:2019-10-24 05:09:45 点击:

  [摘 要] 期末自动转账功能的使用可以大大提高会计电算化工作的效率,但对这一功能的学习和掌握存在一定的难度。本文对会计电算化自动转账功能教学过程中出现的各种各样的问题进行了分析总结,并提出了相应的解决方法,以使学生熟练掌握自动转账功能。
  [关键词] 会计电算化;自动转账;凭证;教学
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 21. 016
  [中图分类号] F232;G420 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2013)21- 0025- 03
  会计电算化是融合了会计学、计算机科学和管理学等学科的一门综合性学科,具有很强的实践性。笔者在近几年的教学过程中发现,学生对于综合性和前后连贯性很强的一些业务的处理总会出现这样那样的错误,其中以自动转账功能的运用最为明显。笔者总结了学生在学习过程中经常遇到的一些问题,并分析了出现问题的原因,进而提出一些解决的方法。
  1 让学生理解自动转账功能存在的必要性
  会计电算化教学过程中,如果只是单纯讲解一项操作如何完成,而不让学生清楚地认识到这项操作的具体原因或必要性,即使教师介绍的操作步骤非常具体,学生也不会长时间牢牢地掌握该项操作。因此笔者认为在介绍自动转账功能如何操作之前,一定要把该功能存在的原因明确地告诉学生。具体的分析如下。
  在会计期末存在这样的一些业务, 它们每月或每期(年)重复且有规律地出现。例如, 月末结转制造费用,每月计提折旧, 月末计提坏账准备,按月分配工资, 计提职工福利费, 计提工会经费和职工教育经费,期末结转各项损益到“本年利润”账户, 计提所得税, 年末利润分配, 年终结转等。如果为这些业务编制凭证,我们会发现凭证的摘要、借贷方科目始终不变, 并且凭证中的金额来源和计算方法也基本不变。如果采用与其他日常业务同样的处理方法,则在编制此类业务的凭证时, 每月(期)末都会做许多重复工作, 而且凭证中的金额必须在所有相关业务过账后才能查询并计算得到。稍有疏忽, 就会出现错误。因此,目前国内通用的财务软件都提供了自动转账功能。
  2 让学生了解自动转账功能的含义和分类
  所谓自动转账功能就是先定义好上述业务生成记账凭证时可以重复套用的模板,这些模板一定要包括以下关键要素:摘要、会计科目、记账符号以及记账金额的来源和计算方法;然后在具体处理这些业务时就可以调用相应的模板凭证来生成最终的记账凭证,大大提高了凭证的录入速度和准确率。
  常用的财务软件中将自动转账功能分成两类:第一类是在账务处理模块中,为了辅助完成日常账务处理而存在的内部自动转账功能,例如自动转账、结转损益、期末调汇和期末结账等功能;第二类是在账务处理模块外的工资管理模块和固定资产模块中的费用的计提和分配,所以也可以称之为外部自动转账功能,例如工资费用的分配、计提折旧费用等。
  3 引导学生具体使用各项自动转账功能
  笔者认为,首先要让学生清楚地知道由于外部自动转账功能和内部自动转账功能所涉及的功能模块不相同,这两类自动转账功能的具体使用过程肯定也不相同。笔者在教学过程中是借助于金蝶KIS标准版财务软件来具体介绍各项自动转账功能的具体使用。
  3.1 工资费用的分配
  工资费用分配是“工资管理”模块中的最后一个也是最为核心的环节。该环节的顺利完成要依赖于前面各环节基础工作的完整和准确。笔者认为此时一定要提醒学生注意前面各环节的完成情况,例如工资项目的定义是否完整;工资计算公式的定义是否正确;每月工资数据的输入是否准确无误。只有这些环节都按顺序完成后,我们才能进行工资费用分配。工资费用的分配是通过“工资分配向导”的引导逐步完成各项关键要素的定义的。在此过程中我们需要定义企业的各类职工的工资费用应计入的成本费用账户,设置工资费用分配的凭证摘要和凭证字,做好这些关键要素的定义,就可以生成工资费用分配的记账凭证。如果企业的员工类别在以后各期没有大的改变,我们只需要在工资费用分配的第一期做好这些关键要素的定义。在完成前面各环节后,进入工资费用分配环节,只需要调整凭证日期就可以很快完成各期工资费用的分配。
  3.2 计提固定资产折旧
  固定资产折旧的计提也是各期很重要的一项工作。在计提折旧前,先要提醒学生把各期固定资产的变动资料完整录入。根据录入固定资产卡片时设定好的折旧方法和折旧应计入的成本费用账户,我们只需在固定资产模块选择“计提折旧”,当设置好凭证摘要和凭证字后,系统就可以自动生成各期计提折旧的记账凭证。
  3.3 自动转账
  金蝶KIS标准版在账务处理模块专门设置了“自动转账”环节,主要是为了完成其他的自动转账功能不能处理的转账业务,例如计提福利费、工会经费等,结转制造费用,计算和结转所得税费用,进行利润分配等。自动转账环节的具体操作分为两个步骤:第一步是定义自动转账凭证,第二步是利用定义好的自动转账凭证生成凭证。
  我们要先进行自动转账凭证的定义,当打开自动转账凭证录入界面后,我们需要做如下工作:
  (1)填入自动转账凭证的名称,以便区别于其他的自动转账凭证;
  (2)选择转账期间,通常为1~12(期);
  (3)填入凭证的摘要,该摘要将会出现在各期生成的记账凭证中;
  (4)填入借贷方的各科目代码和核算项目代码;
  (5)选择各科目对应的转账方式,其实也就是各科目后面金额的取得方式;
  (6)选择了合适的转账方式后,各科目的本位币金额公式也就可以顺利确定。
  完成上述工作后,一张自动转账凭证就形成了。如果该自动转账凭证中各项金额的来源已经审核过账,就可以根据这张自动转账凭证来准确地生成各期所需要的记账凭证。   3.4 期末调汇
  期末调汇是当企业有外币业务时,期末对汇率变动带来收益或造成损失进行集中调整的过程。在进行期末调汇时,必须提醒学生要将所有相关凭证进行审核过账,然后在期末汇率一栏录入具体的汇率结果,并选择产生的汇兑损益应计入的“财务费用——汇兑损益”科目,核对凭证摘要和凭证字是否准确,做完这些关键要素的设置后,系统就会自动生成一张期末调汇的记账凭证。
  3.5 结转损益
  结转损益是指月(期)末将所有损益类科目的余额结转到“本年利润”科目中,以便计算当期经营成果的过程。由于不同企业结转损益的业务原理都是一致的,因此财务软件已在系统内部设计好结转规则。我们只需点击财务处理模块的“结转损益”按钮,就可以进入自动结转损益的过程,在此过程只需输入凭证的摘要和凭证字,系统就会自动生成一张结转损益的记账凭证。
  3.6 期末结账
  到了期末,当所有会计业务都处理完之后,我们就可以进行期末结账。在账务处理模块,点击“期末结账”按钮,就可以进入期末结账过程。在这个过程中,我们只需要录入用户密码,系统会帮我们做好账套数据的备份,可以很快完成期末结账工作,即本期业务全部结束,我们可以接着进行下一期会计业务的处理。
  4 帮助学生总结自动转账功能使用过程中出现的问题及解决方法
  4.1 不能准确选择自动转账方式
  笔者发现,在教学过程中,当学生使用“计提折旧”、“工资费用分配”等具有专有名称的自动转账功能时,基本不会出现选择错误。但在处理一些需要通过“自动转账”环节来完成的期末业务时,经常不能准确选择。很多时候他们首先想到通过账务处理模块的“凭证录入”来录入记账凭证,但编制凭证时却发现没有记账金额这一重要要素,这时才恍然大悟,只能重新选择处理方式。针对上述问题,笔者认为,当期末有会计业务发生时,有一个基本的判断标准可以帮助我们准确快捷地选择处理方式,那就是如果我们不通过查询相关的账簿信息则无法计算得到该业务的记账金额,那么该业务肯定要通过自动转账功能来实现。至于在上述自动转账方式中具体选择哪种就比较容易对号入座了。只有掌握好这一判断标准,才能真正体现自动转账功能存在的价值,收到事半功倍的效果。
  4.2 颠倒自动转账方式的使用顺序
  需要进行自动转账的业务一般都是在期末这个特殊时点进行的,这些业务之间大多相互关联,并且有严格的处理顺序。因此在集中处理这些自动转账业务时必须保证按顺序生成相应的记账凭证。但是笔者也发现在一些相关的自动转账业务陆续出现时,有些学生会丈二和尚摸不着头脑,不知道究竟应该先处理哪笔业务。究其原因,还是他们对于这些期末业务之间的关联没能把握好。有些期末转账业务必须依据另一期末转账业务产生的数据,如计提福利费必须依赖于工资费用分配产生的结果,所以我们必须先在“工资管理”模块完成各期的工资费用分配,然后才能到“财务处理”模块通过自动转账生成计提福利费的记账凭证;同样期末调汇产生的财务费用会影响费用数额,那么我们就要先进行期末调汇并将该凭证过账后再结转损益。诸如此类的业务关联还有很多,只要我们能够把这些业务之间的关联都把握好,自然也就可以理顺各转账方式的使用顺序。
  4.3 多次重复使用自动转账功能,造成会计业务的重记
  在账务处理过程中,有些自动转账功能有一些专项的设置,通常能控制一个会计期间内该功能被调用的次数,一般不会多次进行该自动转账,比如期末调汇、结转损益、期末结账、计提折旧等。而笔者发现另外一些自动转账功能可以也经常会被学生多次调用进而产生多张相同凭证,造成一项会计业务被多次重复记录。其实避免这个问题很简单,我们只需要查询已生成的记账凭证就可以验证某一自动转账功能是否已被使用,也就可以杜绝因重复使用自动转账功能而出现重记经济业务这样的记账错误。
  4.4 忽视自动转账前后的审核过账工作
  自动转账凭证中各科目的数据都是从账簿中取得、经计算后生成的。因此,为了保证所取数据的完整、正确,在调用自动转账凭证生成转账凭证前必须将本月发生的相关业务登记入账,否则,自动转账生成的记账凭证中的数据是错误的。但由于金蝶KIS标准版“自动转账”环节中自动转账凭证增加时可以允许从未过账的凭证中获取数据,造成一些同学存在即使不完成财务处理程序也可以完成自动转账的侥幸心理。但笔者在教学过程中仍要强调在自动转账前必须将所有的相关凭证进行审核过账。
  自动转账后生成的记账凭证是未审核过账的凭证,因此我们仍需按照正常的凭证处理程序对它们进行审核过账操作,不然到了期末账务处理系统将无法结账。而对这些凭证的审核主要是审核凭证中的科目和金额是否正确。对于错误的记账凭证,系统一般不提供直接修改功能,只能先删除,然后通过修改自动转账设置后再重新生成。
  如果我们能够准确地运用账务处理程序,自觉地完成各账务处理步骤,自然也就能加强对自动转账前后的审核过账工作的重视。
  综上所述,自动转账功能是会计电算化教学中非常重要的一项内容。在它的使用过程中会产生各种各样的问题。在教学过程中如果能及时发现并有针对性地解决这些问题,将会帮助学生全面且准确地把握和运用自动转账功能,也将会达到良好的教学效果。

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