纸质档案数字化的基本环节包括 谈革命纪念馆纸质档案数字化的规范管理

来源:入党申请书 发布时间:2019-06-13 点击:

  摘 要:从毛岸青革命纪念馆为例简单介绍了纸质档案数字化的重要性,深入分析了当前革命纪念馆纸质档案数字化过程中存在的诸多问题,针对出现的问题,结合部分革命纪念馆纸质档案数字化的实践经验,提出了一些对纸质档案数字化规范管理的措施。
  关键词:革命纪念馆;纸质档案;数字化
  近年来,随着革命纪念馆纸质档案数字化建设的迅速发展,借助计算机网络将纸质档案以数字化信息的形式展现出来。档案数字化作为一项技术含量、操作规范度很高的工作,相关人员要对档案数字化的工作流程十分熟悉,通过实践调整发现,档案数字化工作中的专业人员匮乏,对档案数字化中的诸多规范认识不够,产生了诸多的问题。本文针对存在的具体问题,提出了一些对纸质档案数字化管理的措施。
  一、革命纪念馆纸质档案数字化的重要性
  毛岸青纪念馆于2008年11月23日在在齐齐哈尔克山县落成,纪念馆内收藏着毛岸青同志生前使用过的大量的生活、学习物品,以及毛家友人的题词和社会各界捐赠的文物,对于纸质档案采用数字化管理,即将传统的纸质档案、照片档案、声像档案上载录的文字、图形、图像、录音、录像等内容转化成二进制数字代码的形式进行记录,因此,开展纸质档案的数字化工作,对于介绍毛岸青同志在齐齐哈尔克山县开展土地革命的工作情况显得十分重要,毛岸青纪念馆作为爱国主义和革命优良传统的教育基地,向社会公众传播革命历史、科学文化知识的重要场所,革命纪念馆纸质档案的数字化显得尤为重要。
  二、革命纪念馆纸质档案数字化工作中存在的问题
  虽然我国纸质档案的数字化工作取得了显著的成效,但也暴露出了一些问题,主要表现如下所示:
  (一)规范欠缺
  目前,《纸质档案数字化技术规范》作为纸质档案数字化的标准,在一定程度上为纸质档案数字化的工作提供了相关的技术指导,但与其相配套的规范管理机制尚需完善,诸如工作流程的详细说明,工作中使用的文档和表格等,缺乏统一的规范标准。由于各地纪念馆馆藏的纸质档案的种类不尽相同,保管的技术条件各异,使得各纪念馆在依据国家统一的标准进行纸质档案的数字化时显得无章可循,在实践过程中常常会出现前后标准不统一的情况。
  (二)协调困难
  由于纸质档案数字化工作中涉及诸多的部门,加上了各部门的分工不明确,协调起来相当的困难,同时,由于自身条件的限制,纸质档案在数字化的过程中需要由高校或是专业的公司参与合作,可能会出现方案意见的不统一。
  (三)工作流程的衔接性差
  纸质档案数字化的工作流程涵盖了纸质档案的领取-编号-著录-裱糊-扫描-挂节等环节,若某一环节出现措施,会对整个工作流程造成影响。比如,当一页纸质档案上粘贴有半页纸的证明时,在编号中会算作—个号,使得在扫描时会被扫描成两页,从而使得文件的扫描与编号、著录数据的不一致,从而使得数字化工作无法进行有效的衔接。
  (四)软件系统的更新问题
  管理档案的系统软件随着时间的推移会渐渐的过时,由于旧的软件和新的数据形式无法兼容,不能提取档案中的数据,因此,要确保系统软件的更新换代,并采取切实有效地转换方法,将数字化信息从一种技术环境转换到另一种技术环境。
  (五)档案数字化工程中存在的隐患
  在保樟纸质档案数字化安全的过程中,采用先进的工作流程,并结合自身的实际情况制定一些档案领取,保管的规章制度。由于纸质档案的数量及其庞大,加上参与档案数字化工作的人员较多,丢失纸质档案的情况时有发生。考虑到档案数据的安全,由于参与档案著录的人员较多,加之计算机硬件、数据导入的软件等不确定因素,致使纸质档案数据存在着一些安全隐患问题。
  (六)档案数字化利用的法律效力问题
  纸质档案的各种单位盖章、领导的签字要具有一定的法律效力,然而受技术条件的限制和相关立法问题的制约,经过扫描后的纸质档案,其性质往往受到质疑,得不到相关法律部门的认可,从而使得纸质档案的价值到不到应有的体现。
  三、革命纪念馆纸质档案数字化的规范与管理
  (一)统一标准,完善制度
  国家应加强对现有纸质档案的标准的完善与统一,建立起相应的档案数字化规范管理体系。同时,纸质档案在开展数字化之前,应依据国家档案数字化的标准,根据自身的实际情况,与高校、企业进行合作,做到相关规章制度标准的统一,从而确保纸质档案数字化工作的顺利进行。档案数字化完成后,依据国家标准进行验收工作,确保档案数字化的质量。
  (二)准确定位、优化流程
  档案馆数字化中优先把一些特色的、利用率高的、需求量大的档案信息进行数字化。对于纸质档案的数字化工作,需引进先进的管理理念和方法,加强对各工作流程的优化设计。通过使用流程管理确保了纸质档案数字化成果的标准化和信息资源的整合。
  (三)技术保障
  为了使档案数字化的成果得到切之可行的利用,需要信息技术作为保障。为了最大限度的减少因技术原因对纸质档案数字化带来的影响,有以下几点对策。①档案馆应按照国家的规范标准,保证技术操作有章可循的进行;②数字化信息系统选技术成熟和质量可靠的存储设备,以保证数字化档案的有效性与共享性;③定期检测、更新过时的系统软件。
  (四)强化利用、凸显效益
  提供利用作为纸质档案数字化的最终目的。
  (五)注重人才培养
  专业数字化的人才是保证数字化工作快速高效进行的基本前提。
  四、结 论
  本文通过对现有革命纪念馆纸质档案数字化过程中出现的问题进行深入的分析研究,并实地考察一些革命纪念馆纸质档案数字化的管理情况,其操作的标准化程度和软件系统化更新的水平还须进一步的提高,纸质档案数字化中不仅要遵循国家的相关的技术规范标准的同时,而且应建立起相应的档案数字化规范管理体系,只有这样,才能体现出纸质档案在数字化过程中应有的价值。
  参考文献:
  [1] 连华.纸质档案数字化处理的工作流程[J].办公自动化.2007.
  [2] 王然.纸质档案数字化的相关问题[J].北京档案.2006.

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