浅谈电力工程设计原始文件的归档管理|电力工程

来源:职场知识 发布时间:2019-07-03 点击:

  【摘 要】电力工程设计档案是电力工程建设的重要资源,既为经济建设提供有力的依据,也是支持领导决策的重要参考来源。电力工程原始资料虽然在电力工程设计资料中比重不大,但却是不可或缺的,它起着非常关键的作用。因此,如何有效的对电力工程原始文件进行有效归档管理,具有重要的现实意义。
  【关键词】电力工程 原始文件 归档管理
  工程项目原始文件材料是在工程勘测设计过程中产生的原始记录,是工程设计的基础和依据,是往来文件及控制管理记录,也是施工过程的重要指导。工程竣工运行后,这些材料便成为工程设计质量的凭证,对划分设计质量问题起到至关重要的作用。因此有效地对电力工程设计原始文件进行归档管理,既是管理本身的需要,也全面提高质量提高效率的有效措施。
  1.对电力工程设计原始文件进行分类
  1.1一次分类
  首先可对收集到的电力工程设计原始文件可先易后难的第一次分类,按照工程设计原始文件材料9大类别进行分类,对那些容易判断分辨出其归档属类目的文件即可“对号入座”,可以用纸条临时进行标记分类,将同工程同阶段同类别的资料放一起。比如工程项目立项的批复、各种合同协议、委托书等归为工程项目的依据性文件,又如在项目前期对项目坐在地进行地质、地形勘测形成的如地质勘察报告,重要土壤、地形、地貌图、地形测量图,水文、气象、地震等,以及工程选用的主要设备资料、调研报告等归为工程项目基础材料,这些同大类的文件可暂时归类。
  1.2二次分类
  文件材料经过大致分类后,将放在一起的同类目文件对照《工程设计原始文件立卷归档范围和保管期限》确定每一份文件的保管期限和所属专业。原始文件经过细致分类后,将相同保管期限相同专业的同大类文件放在一起,必要时可合并立卷。同时,将一次分类中尚未归类的文件,放在相近类目和相同期限的文件中,待组卷时,再视文件数量的多少,来确定保管单位(案卷)的归属。
  2.对电力工程设计原始文件分类的整理方法
  2.1按卷整理
  以卷为保管单位对电力工程设计原始文件进行整理的方式称为按卷整理。对电力工程设计文件进行分类后,工作人员要再根据统一事由或同一责任单位形成文件的数量来决定分成若干卷。每个卷都分别用标签备注,并且写清日期名称分类的项目。尤其是前期项目设计中文件的收集、整理及归档应该有所重视,这样才能减轻日后文件进行管理分类的劳动力。
  2.2价值判定各自为政
  在不同时期不同阶段不同的鉴定人员对文件的筛选价值归档存在着很大的差异,同种性质可能由于不同人的保存可能存放的位置不大一样。特别是对于工程设计原始文件,本身就是比较零散,没有特定标准规范的文件,有些文件甚至模棱两可,既可归类于基础性文件中,也可归类于工程往来、管理控制文件中,这就要看档案人员个人的价值判断了,哪个为重点就归类那大类档案中。
  2.3归档范围
  不归档范围文件经常被尊为档案存放优待,会造成良莠不齐、鱼龙混杂。对电力工程设计原始文件归档中要明确曾经是否有归档是否有保存。要将初始文件按照作用按照部门按照不同的格式存放在同一期中,以便及时拿出查看与核对,只有及时的归于同一范围才能有效的保存。文件在制作或者是存放的过程中,疏于管理;在入库时,疏于把关,造成原始文件都不经过审理直接归档移交给建设部门。在工作当中要消除这样的问题,保证原始文件在存档或者是有效管理放在相应的位置时,不能随时将无用的文件销毁,应该结合电力工程的具体情况制定相应的文件存放保管期限表。
  3.电力工程设计原始文件归档管理的意义
  设计原始文件内容是工程项目设计和建设的依据、是设计工作的基础以及工程项目管理控制中的记录。不同时期的工程设计原始文件记载着建设情况、施工、开工、竣工及反映当时进度的以及情况。比如价值较大的文件主要包括施工质量验收记录、竣工图等,这些对施工过程以及投产运行后都有着重要的查证价值。
  另外,对本身比较零散杂乱的原始文件资料进行集中的收集整理后,便于管理,便于利用,便于统计总结,大大提高工作效率,同时为领导决策、经济发展和知识创新提供参考。
  4.目前电力工程设计原始文件保存归档过程中存在的问题
  4.1种类不齐全、规定不详细、制度不完善
  保管期限种类不全、规定不详细,难以将原始文件进行归档管理,范围不够明确。一些专门的文件档案保管期限尚未明确。粗略标准使具体操作很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值,进行永久保存的档案是否有永久性价值,造成该归档的没归档,无需归档的归了一大堆无用资料。而大部分档案制度和管理办法中,都极少涉及到原始档案这一块,没有完善的制度规范指引,没有完善的办法制约,使得档案人员在操作上随意性较强,收集到什么归什么,想怎么归档就怎么归。
  4.2原始设计文件本身存在的问题
  电力设计原始文件应与设计成品文件一样,必须资料齐全、完整,修改到位,签章手续必须不可少。但是仍存在有些设计文件前期不能清晰的分阶段、专业按卷册号组卷,移交的资料没做初步整理而显得杂乱无章,或者重复出现,重复移交;原始文件个别的字迹不清楚,图样图样不清晰,缺少签章确认。不少电力工程设计单位与施工单位不能为有效文件保存并提供利用。原因有以下几个:
  4.2.1责任问题。比如行业规定设计单位是竣工图编制的责任单位。施工单位在执行过程当中设计变更的文件要进行汇总交监理审查,那么在相应的过程中要做好交接。由建设单位汇总提交设计单位将施工单位编制的竣工草图,设计单位要有明确的责任分工,最终的责任将由施工单位和建设单位承担。
  4.2.2不受重视,疏于收集、保存
  工程设计原始资料向来就不受各人员的重视,认为不是最终成品文件就疏于收集和保存。每每到了问责或者工作大检查的时候不知去何处找查证资料,才去到处收集和补充,往往这种形式移交给档案的档案都非常杂乱不堪,有些甚至是应付性的,没有任何保存价值。
  4.2.3原始设计文件竣工图准确性问题有待注意
  在实施过程中设计变更的提出,有的是设计单位为了改变变运行方式提出的,有的是建设单位为了投资控制及采用一些新工艺、新材料等缘由而临时更改的电力工程设计施工图,那么相关的人员必须把原始的设计文件有效的保存好,以防更改后不合适以便临时替换。以及调试单位、测试单位如有提出更改,需要及时将原始存放起来把复印件拿给对方研究,因此在工程过程中要尽量涵盖建设等内容。此外,在市场经济下是由多家单位承建的,电力工程施工过程中存在交叉作业,所以施工单位必须要有准确无误的竣工图,前提也必须保存好原始文件。
  5.结语
  电力工程设计原始文件归档是原始档案科学、有序管理和有效利用的前提和基础。在工作当中要加强各人员对原始档案的重视力度,提高全员档案意识和归档水平,提高管理原始文件人员的专业素质,努力健全完善相关制度,增强电力工程设计原始文件的完整性、规范性、准确性,更好地完成原始文件归档管理工作。
  (作者单位:广州市电力工程设计院有限公司;广东 广州 510220)

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